Datenschutzrichtlinie der HW PARTNERS AG

Gültig ab 18.01.2013

1) Begriffsklärung

Die HW PARTNERS AG bietet verschiedene Dienste an, die auf unterschiedlichen Technologien beruhen. Um diese zu unterscheiden, werden in diesem Dokument folgende Begriffe verwendet:

HW PARTNERS Webseite(n): Alle über einen Webbrowser erreichbaren Seiten, die von HW PARTNERS betrieben und inhaltlich verantwortet werden.

HW PARTNERS Software: Die von HW PARTNERS entwickelte und über das Internet betriebene Anwendung mit dem Namen „HW PARTNERS“, welche durch Nutzer über die graphische Zugangssoftware oder eine Schnittstelle (Application Programming Interface / API) zur Eingabe, Ausgabe und Verarbeitung von personenbezogenen Daten verwendet werden kann.

HW PARTNERS Dienste: Alle von HW PARTNERS angebotenen Dienste, die über die HW PARTNERS Webseiten oder HW PARTNERS Software zur Verfügung gestellt und betrieben werden.

2) Betreiber

Alle Server zum Betrieb der HW PARTNERS Dienste werden, soweit nicht gesondert ausgezeichnet,  durch die HW PARTNERS, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn betrieben. Rückfragen und Ersuchen um Auskunft können postalisch an diese Adresse oder per E-Mail an info@hwpartner-ag.com gestellt werden.

3) Umfang um Verwendungszweck der erhobenen Daten

HW PARTNERS verpflichtet sich, die ihr aus dem Nutzungsverhältnis bekannt werdenden Daten des Nutzers nur im Rahmen des TMG, BDSG sowie der sonstigen Datenschutzbestimmungen und, vorbehaltlich einer anderweitig erteilten Einwilligung, nur für die Erfüllung der Zwecke nach dieser Datenschutzbestimmung zu verwenden, das Datengeheimnis zu wahren und ihre Mitarbeiter entsprechend zu verpflichten, soweit dies gesetzlich notwendig ist.

3.1 HW PARTNERS Webseiten – Generell

Bei jeder Anforderung einer Webseite oder einer über ein Browserprogramm zugänglichen Datei werden folgende Daten gespeichert:

die angeforderte Webseite oder Datei,
Datum und Uhrzeit der Anforderung,
die übertragene Datenmenge,
die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps und des verwendeten Betriebssystems,
die IP Adresse des anfordernden Computers.
Diese Informationen werden zur Optimierung der HW PARTNERS Webseiten und zur Protokollierung evtl. Angriffe über das Internet auf unsere Dienste verwendet.

Die angeführten Daten werden nach einem Jahr automatisch oder durch Mitarbeiter der HW Partners gelöscht.

3.2 HW PARTNERS Webseiten – Cookies

Die HW PARTNERS Webseiten verwenden teilweise Cookies. Die Verwendung von Cookies kann vom jeweiligen Nutzer durch Einstellungen in dem verwendeten Browserprogramm ausgeschaltet werden. Wir weisen darauf hin, dass das Abschalten von Cookies im Browserprogramm die Funktionsweise der HW PARTNERS Webseiten beeinträchtigen kann. Über das verwendete Browserprogramm kann der Benutzer Cookies ebenfalls dauerhaft von seinem Computer entfernen.

Die von den HW PARTNERS Webseiten verwendeten Cookies dienen, soweit nicht anders in diesem Dokument dargestellt, ausschließlich zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktionsweise dieser Webseiten.

3.3 HW PARTNERS Webseiten – Registrierung

Während der Registrierung für die HW PARTNERS Software über die Webseite wird die E-Mail Adresse des Nutzers gespeichert. Das im Zuge der Registrierung eingegebene Passwort für HW PARTNERS Software wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert und ist auch durch HW PARTNERS nicht entschlüsselbar.

HW PARTNERS weist ausdrücklich darauf hin, dass die E-Mail Adressen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer dazu verwendet werden, um Mitteilungen, welche die Verfügbarkeit unserer vertraglich zugesicherten Dienste betreffen, an diese Benutzer zu versenden; z.B. die Mitteillung von Wartungszeiträumen. Da es sich hier um Informationen zur Vertragsdurchführung handelt, ist eine Abmeldung von diesen Mitteilungen nicht möglich.

3.4 HW PARTNERS Webseiten – Buchhaltungsservices

Während der Registrierung für die von HW PARTNERS vermittelten Buchhaltungsservices werden mindestens folgende Daten aus den Pflichtfeldern gespeichert:

E-Mail Adresse des Nutzers,
Name der Firma,
Vor- und Nachname des Nutzers,
Postleitzahl,
Ort,
Branche, in der die Firma tätig ist,
Rechtform der Firma,
Mitarbeiterzahl der Firma,
Geschätzte Anzahl der monatlichen in der Buchhaltung anfallenden Belege.
HW PARTNERS verwendet diese Daten, um dem Nutzer einen Partner zu vermitteln, der die von dem Nutzer ausgewählte Buchhaltungsdienstleistung durchführen kann. Zu diesem Zweck werden die oben genannten Informationen an den ausgewählten Partner weitergegeben.

HW PARTNERS ist berechtigt, diese Daten auch im Rahmen einer Registrierung zu erheben, zu speichern und an einen Partner zur Vermittlung der Buchhaltungsdienstleistung weitergeben, sofern dieser Verwendungszweck auf den entsprechenden Webseiten gesondert ausgewiesen ist.

3.5 HW PARTNERS Webseiten – Kontaktformular, Supportanfragen und Webinare

Die HW PARTNERS Webseiten beinhalten die Möglichkeit, allgemein Kontakt mit HW PARTNERS aufzunehmen, Anfragen direkt an den Support der HW PARTNERS zu stellen oder sich für Webinare zu registrieren. Dabei werden mindestens folgende Daten aus den Pflichtfeldern gespeichert:

E-Mail Adresse,
Freitext (nur Kontaktformular und Supportanfrage),
Telefonnummer (nur Webinare).
Diese Daten werden von HW PARTNERS verwendet, um auf Anfragen zu antworten oder Termine für Webinare bekannt zu geben.

3.6 HW PARTNERS Webseiten – Kontaktformulare

Die im Einzelfall gespeicherten Daten entsprechen den in den Formularen angegebenen Feldern und sind somit direkt aus den Formularen ersichtlich. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nur mit Einwilligung des jeweiligen Nutzers statt.

3.7 Scopevisio Software

Bei jeder Anforderung oder Speicherung von Daten können serverseitig verschiedene Aktionen ausgeführt werden, um die Daten zu lesen, zu speichern und zu verarbeiten, bevor eine Übertragung bzw. Antwort zum aufrufenden Computer des Nutzers gesendet wird. Im Rahmen dieser Aktionen werden folgende Daten gespeichert:

die Art der auszuführenden Aktion und aller im Rahmen der Ausführung weiteren automatisch ausgeführten Aktionen,
Datum und Uhrzeit des Starts und der Beendigung aller ausgeführten Aktionen,
die verwendete Kundennummer,
der verwendete Login Name des Nutzers,
die ID der verwendeten Benutzersession,
die übertragene Datenmenge sowohl vom Computer des Nutzers zu den Servern der HW PARTNERS als auch in umgekehrter Richtung,
die Art und Menge der angeforderten Daten aber nicht den Inhalt,
die IP Adresse des Computers.
Diese Daten werden auf den Servern der HW PARTNERS für die Dauer von höchstens einem Jahr gespeichert und danach automatisch oder durch Mitarbeiter der HW PARTNERS gelöscht. Sie dienen der Optimierung der HW PARTNERS Dienste, der Kapazitätsplanung, der Aufklärung von Missbrauch und evtl. auftretender Fehler in der HW PARTNERS Software (Bugs).

Über die oben genannten Daten hinaus, werden alle Daten, die direkt durch Nutzer der HW PARTNERS Software eingeben werden, für die Dauer des Vertragsverhältnisses auf den Servern der HW PARTNERS gespeichert. Diese Daten werden nicht von der HW PARTNERS verwendet.

Berechtigte Nutzer können schriftlich bei den unter 2) aufgeführten Adressen die Löschung aller selbst in die HW PARTNERS Software eingegebenen Daten verlangen. HW PARTNERS weist ausdrücklich darauf hin, dass in diesem Fall eine Vertragsdurchführung seitens der HW PARTNERS nicht mehr möglich ist und kein Anspruch auf Schadensersatz oder Rückzahlung evtl. bereits für die Vertragsdurchführung geleisteter Zahlungen besteht.

3.8 Kundendatenbank

HW PARTNERS führt eine interne Kundendatenbank, in der alle relevanten kundenbezogenen Ereignisse und Vermerke gespeichert werden. Dazu zählen:

Kundennummer,
Firmenname,
Firmenadresse,
E-Mail Adressen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer,
Namen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer,
Vermerke zu Telefonaten,
Abrechnungsinformationen,
statistische Informationen über die Nutzung.
Diese Daten dienen der Optimierung der Betreuung der Kunden der HW PARTNERS seitens Support und Vertrieb. Darüber hinaus werden statistische Auswertungen dieser Daten zur Optimierung des Leistungsumfangs der HW PARTNERS Dienste herangezogen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt.

Nutzer können schriftlich bei den unter 2) aufgeführten Adressen die Löschung dieser Daten verlangen.

3.9 Newsletter und E-Mail Versand

Die HW PARTNERS arbeitet zur Versendung von Newslettern und Produktinformationen mit der CleverReach GmbH & Co KG, Felix-Wankel-Str. 16, 26125 Oldenburg, Deutschland (CleverReach) zusammen. Zu diesen Zwecken werden bei CleverReach folgende Daten im Auftrag gespeichert und verarbeitet:

Anrede
Name
E-Mail Adresse
Gekaufte oder getestete Produkte
Datum der Registrierung bei HW PARTNERS
Branche, in welcher der Nutzer tätig ist (falls vom Nutzer zuvor angegeben)
Immer gespeichert werden die Daten von dem Nutzer, der sich registriert, und allen weiteren Nutzern, die der Speicherung explizit zustimmen. Nutzer können sich von der Empfängerliste über einen in den jeweiligen Newslettern bzw. E-Mails implementierten Link am unteren Rand dauerhaft abmelden.

3.10 Kooperationspartner

Die im Rahmen von HW PARTNERS erhobenen personenbezogenen Daten können bei erklärtem Einverständnis auch an Kooperationspartner zur Verwendung im Rahmen des zuvor angegebenen Zweckes weitergeben werden. Um möglichst umfangreiche Dienste anzubieten, arbeitet HW PARTNERS mit sorgfältig ausgewählten Kooperationspartnern zusammen. Diese sind nicht in der vorliegenden Datenschutzerklärung eingeschlossen und werden außerhalb des Einflussbereichs der HW PARTNERS evtl. zusätzliche Daten erheben und nutzen.

3.11 Erweiterte Datenverwendung

HW PARTNERS ist nach protokollierter Einwilligung des Nutzers in die „erweiterte Datenverarbeitung“ berechtigt, personenbezogene Daten sowie Profildaten und demografische Daten zum Zweck der Optimierung der HW PARTNERS Dienste zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Die HW PARTNERS ist nach Einwilligung des Nutzers nicht verpflichtet, die Nutzungsdaten frühestmöglich, also spätestens unmittelbar nach Ende der jeweiligen Nutzung, zu löschen, sondern ist zur Speicherung berechtigt.

Ferner ist HW PARTNERS nach Einwilligung des Nutzers berechtigt, seine personenbezogenen Daten an Kooperationspartner zum Zwecke der Werbung, Marktforschung, der Information über Produkte und Dienstleistungen der Zustellung von Angeboten zum Abschluss von Verträgen für Dienstleistungen und einer optimal an die Interessen des Nutzers abgestimmten weiteren Information durch einen Newsletter, weiterzugeben.

Die Einwilligung erfolgt durch Setzen des Häkchens in das entsprechende Feld. Die erteilte Einwilligung wird protokolliert und kann nur durch schriftliche Aufforderung des Nutzers an die unter 2) aufgeführten Adressen widerrufen werden.

4) Sicherheit

Die einzelnen HW PARTNERS Webseiten haben zum Schutz vor Verlust, Missbrauch und Manipulation der Daten unter unserer Kontrolle Sicherheitsmerkmale implementiert. Wenn auf die HW Partners Webseiten mit einem marktüblichen Browser wie z.B. Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome oder Opera zugegriffen wird, wird die Verbindung zwischen diesen Browsern und HW PARTNERS für Seiten, auf denen der Nutzer persönliche Daten eintragen kann, durch die Secure Socket Layer (SSL) Technologie geschützt. SSL verwendet sowohl Server-Authentifizierung als auch Datenverschlüsselung, um soweit technisch möglich sicherzustellen, dass die Daten weder verfälscht noch von Angreifern abgefangen werden können.

Die Verbindung zwischen der Zugangssoftware der HW PARTNERS Software und den zum Betrieb verwendeten Server wird ebenfalls mittels SSL geschützt.

Alle Server von HW PARTNERS werden in einer mit den gängigen Technologien geschützten Umgebung in einem zertifizierten Rechenzentrum betrieben, um Störungen und Eindringversuche zu verhindern.

Der Nutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass er für den Zugang zu den HW PARTNERS Diensten immer eindeutige Benutzernamen und geheime Kennwörter verwendet.

Diese Sicherheitsvorkehrungen tragen dazu bei, dass unbefugte Zugriffe verhindert werden, die Datengenauigkeit gewahrt bleibt und die sachgerechte Nutzung der Daten sichergestellt ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz und den technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie auch in der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung.

5) Informationen zur Einbindung von Social Plugins von Facebook:

Auf unseren Seiten sind Social Plug-Ins („Plug-Ins“) des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert. Die Plug-Ins erkennen Sie an dem Facebook-Logo oder dem „Like Button“ („Gefällt mir“) auf den HW PARTNERS Webseiten. Eine Übersicht über die Plug-In von Facebook finden Sie hier: https://developers.facebook.com/docs/plugins/.

Wenn Sie eine HW PARTNERS Webseite aufrufen, die ein solches Plug-In enthält, wird über das Plug-In eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt.

HW PARTNERS hat keinen Einfluss auf die Daten, die an die Server von Facebook übermittelt werden, und informiert Sie daher gemäß unserem Kenntnisstand:

Facebook erhält bei einem Aufruf einer HW PARTNERS Webseite mit einem Plug-In alle Informationen, die das betreffende Plug-In enthält, mindestens aber die Information, dass Sie mit Ihrer IP Adresse die jeweilige HW PARTNERS Webseite besucht haben. Sind Sie bei Facebook eingeloggt, kann Facebook den Besuch Ihrem Facebook-Konto zuordnen. Wenn Sie mit den Plug-Ins interagieren, zum Beispiel den „Like Button“ betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information von Ihrem Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert.

Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Webseiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php.

Es ist möglich Social Plug-Ins von Facebook mit Add-ons für Ihren Browser zu blocken, zum Beispiel mit dem „Facebook Blocker“. Sollten Sie ein solches Plug-In verwenden, übernimmt HW Partners keine Verantwortung für die ordnungsgemäße Funktionsweise des eingesetzten Plug-Ins.

6) Webanalysedienst der Google Inc.

Die HW PARTNERS Webseiten benutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Da die HW PARTNERS AG die IP-Anonymisierung auf den HW PARTNERS Webseiten aktiviert hat, wird Ihre IP Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag der HW PARTNERS wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der HW PARTNERS Webseiten auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber der HW PARTNERS zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen der HW PARTNERS Webseiten vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der HW PARTNERS Webseiten bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

7) Informationen zur Einbindung von Google Plus

Die HW PARTNERS Webseiten verwenden die “+1″-Schaltfläche des sozialen Netzwerkes Google Plus, welches von der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States betrieben wird (“Google”). Der Button ist an dem Zeichen “+1″ auf weißem oder farbigen Hintergrund erkennbar.

Wenn Sie eine HW PARTNERS Webseite aufrufen, die eine solche Schaltfläche enthält, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung mit den Servern von Google auf. Der Inhalt der “+1″-Schaltfläche  wird von Google direkt an Ihren Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. HW PARTNERS hat daher keinen Einfluss auf den Umfang der Daten, die Google mit der Schaltfläche erhebt. Laut Google werden ohne einen Klick auf die Schaltfläche keine personenbezogenen Daten erhoben. Nur bei eingeloggten Mitgliedern, werden solche Daten, unter anderem die IP-Adresse, erhoben und verarbeitet.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte Googles Datenschutzhinweisen zu der “+1″-Schaltfläche unter http://www.google.com/intl/de/+/policy/+1button.html und der FAQ unter http://support.google.com/plus/bin/answer.py?hl=de&answer=1319578&rd=1.

Wenn Sie Google Plus-Mitglied sind und nicht möchten, dass Google über die HW PARTNERS Webseiten Daten über Sie sammelt und mit Ihren bei Google gespeicherten Mitgliedsdaten verknüpft, genügt es gemäß den oben genannten Angaben von Google, dass sie sich vor Ihrem Besuch der HW PARTNERS Webseiten bei Google Plus ausloggen.

8) Re-Targeting

HW PARTNERS verwendet als Re-Targeting Technologie DoubleClick-Remarketing-Pixel, ein Dienst der Google Inc. („Google“). DoubleClick-Remarketing-Pixel ermöglichen es der HW PARTNERS , Nutzer der HW Partners Webseiten, die sich bereits für einen HW PARTNERS Dienst interessiert haben, auf den Webseiten unserer Partner mit gezielter Werbung zu diesen Diensten anzusprechen. Diese Form der Werbung erfolgt vollkommen pseudonym.

Die Einblendung dieser Werbemittel auf den Webseiten unserer Partner erfolgt via Google AdWords auf Basis einer Cookie-Technologie („DoubleClick Cookie“) und des vorigen Besuchs eines Produktbereiches auf den Scopevisio Webseiten. Die Partner (bis auf Google) erhalten keine Informationen über die im Cookie gespeicherten Daten. In diesem Cookie wird neben der IP Adresse des verwendeten Computers eine ID Nummer gespeichert. Es werden keine weiteren personenbezogenen Daten wie E-Mail Adressen, Firmennamen oder Telefonnummern gespeichert. Die im Cookie gespeicherten Daten werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zu Nutzerprofilen zusammengeführt.

Nutzer können DoubleClick-Remarketing-Pixel durch den Aufruf der Deaktivierungsseite für DoubleClick oder der Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative deaktivieren.